9 consejos para planificar un viaje de negocios como un experto

[ Galería de fotos ] Created by Servantrip - enero 13, 2017
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A lo mejor eres de los que piensan que planificar un viaje de negocios es aburrido y tedioso. Pero no tiene por qué serlo.

Aquí te mostraremos que no tienes por qué agobiarte y que puedes aprovechar la oportunidad para escaparte de tu rutina y conocer lugares nuevos. Así tu viaje será muy diferente.

Lo cierto es que cuando pensamos en viajes de empresas, lo único que nos viene a la cabeza son reuniones, conferencias y más reuniones de trabajo. Tal vez una comida o una cena, obviamente corporativas, donde sólo se hablará de trabajo o será un entorno muy formal.

Pero ya verás que planificar un viaje de trabajo puede ser mucho mejor de lo que piensas.

Por eso en este artículo te diremos cuáles son los puntos clave, generales, para planear un viaje de negocios. Y encontrarás algunos tips para que puedas aprovechar tu estancia en tu ciudad de destino y salir de lo cotidiano.

Consejos para planificar un viaje de negocios

Ok, piensa en un viaje de ocio o de vacaciones. ¿Cómo lo planeas?

Empiezas escogiendo destino (o enfocándose en él, si ya tienes definido cuál es). Miras mapas, información sobre el país o la ciudad, fechas, qué hacer o ver en ese lugar, precios, hospedaje, y pare de contar.

Pues al planificar un viaje de negocios se hace lo mismo, no sólo se compra un billete de avión y se reserva un hotel, sino que se hace una INVESTIGACIÓN en toda regla.

Empezaremos con la lista de los consejos para planificar un viaje de negocios.

Pero no temas; es mucho más divertido de lo que parece.

  • Investigar documentación e información del país.

¿Conoces el país al que vas a viajar? ¿Geografía, historia, riesgo político/social, etc? Aunque este punto es básico y un tanto obvio para planear cualquier viaje, no podemos asumir su obviedad.

Resulta que no todos los países son tan amigables para recibir turistas y hay algunos que ponen más peros o trabas que otros, por lo que es sumamente importante saber esto para poder planificar un viaje de negocios, o de ocio.

Los principales obstáculos para visitar otros países tienen que ver con la disponibilidad del visado, con la situación de seguridad en el país en cuestión y con los propios medios de transporte. No siempre son tan cómodos como se desearía.

Gunnar Garfors es un hombre que logró visitar todos los países del mundo. Ahora, este hombre decidió publicar una lista de los países más inaccesibles del mundo. Teniendo en cuenta esto, es más que recomendable que investigues bien antes de planear tu viaje. Qué documentación necesitas, visados o cartillas de vacunación, tener tu pasaporte en vigor y seguro de gastos médicos con cobertura internacional.

No olvides tener una fotocopia de todos tus documentos; en caso de robo o pérdida pueden ayudarte mucho.

En cualquiera de los casos, seguro te preguntarás ¿Y qué debo hacer?

Pues primero, tranquilizarte. Haz lo que harías en tu ciudad: ir a denunciar a la policía y después ir a la embajada o consulado de tu país para solicitar una reposición.

¿Ves? A priori nada complicado.

  • Prepárate para el Jet lag, si aplica

El famoso jet lag, enemigo de todo viajero, es casi inevitable pero sí combatible.

Ten en cuenta la zona horaria a la que vas a viajar. Lo que está claro que NO debes hacer en ningún caso, es planificar reuniones de negocios poco después al aterrizar.

Viajar es más duro de lo que parece. Estar horas sentado en un avión puede resultar agotador para el cuerpo, y si a eso le sumamos la diferencia horaria, no resulta nada bueno. Así que no corras prisa. Es preferible un día (o más si es posible) antes de la reunión, descansar, hidratarse y adaptarse por lo menos un poco al nuevo horario.

Además, llegar a una reunión directo del aeropuerto, con la ropa arrugada, el pelo no tan arreglado y cara de cansancio, puede no dejar la mejor impresión.

Si quieres detalles específicos sobre cómo combatir el jet lag, aquí tienes toda una guía al respecto.

  • Decide bien el hospedaje

Teniendo en cuenta lo comentado anteriormente, queda claro también que un punto primordial a tener en cuenta al planificar tu viaje de negocios es el hospedaje.

Busca un hotel o habitación céntrica. Y si es posible no muy alejado del aeropuerto ni de tu oficina o de tu principal lugar de reuniones.

Recuerda que necesitas un espacio cómodo, porque al final, después de un día en una oficina y con reuniones de trabajo, querrás estar en un lugar tranquilo y cómodo para descansar.

  • Prepara un equipaje pequeño y cómodo

Esto puede ser un poco más difícil para algunas personas o dependiendo del clima de la ciudad a la que viajas.

Pero no es imposible. Recuerda que vas a un viaje de negocios, no a una pasarela (bueno, a menos que seas modelo ;)). Entonces, enfócate en llevar sólo la ropa necesaria, incluidas algunas prendas de ropa más cómoda por si sales a pasear y conocer un poco la ciudad.

Los viajes de negocios no suelen ser muy largos, por lo que generalmente una maleta de mano puede resultar perfecta para el viaje, muy cómoda y con espacio suficiente para lo que necesites llevar.

Importante: Ten en mente que si no documentas el equipaje, los botes de líquidos no pueden exceder los 100 ml y los tienes que poner en una bolsa de plástico aparte.

  • Cambia divisas e infórmate del tipo de cambio

Lo más fácil es cambiar el dinero el en aeropuerto. Pero esto puede tener sus desventajas; las comisiones que te cobran a veces pueden ser muy altas.

Lo que te recomendamos es que, antes de viajar, sepas cuál es el tipo de cambio entre tu moneda y la de destino, así cuando llegues no te arriesgas a que te hagan un cambio que te favorezca muy poco y no te des cuenta hasta que sea muy tarde.

En cualquier caso, si tienes que cambiar divisas en el aeropuerto para tener algo de efectivo, es ideal que cambies poca cantidad, y de resto te informes de alguna casa de cambio donde no cobren comisión.

Así no perderás dinero.

Importante: Guarda los recibos con el tipo de cambio de ese día. Eso te podrá ayudar a hacer cuentas los siguientes días y llevar un control más exacto a los gastos reales tanto en tarjetas de crédito como en efectivo.

  • Transporte = Comodidad

Seamos sinceros. Cuando viajas, no hay nada más cómodo que trasladarte por la ciudad en un coche, sin ser tú quien conduce y lidia con el tráfico, señales de tránsito desconocidas y normas que ni siquiera pasan por tu cabeza. Pedir un taxi es la mejor opción para muchos.

Hasta ahí todo suena bien, pero ¿qué pasa si llegas a un lugar que no conoces, estás en el aeropuerto y quieres llegar a tu hotel? O por el contrario, ¿estás en el hotel y quieres ir a tu oficina o lugar de reunión?

Y si adicionalmente no hablas el idioma local y no puedes explicar la dirección o darte a entender, incluso el taxi puede ser arriesgado, no solo por tu seguridad sino que te den vueltas innecesarias y te hagan pagar demás.

¡Que no cunda el pánico!

Al planificar un viaje de negocios, tienes una solución muy fácil incluso para eso.

Reserva con antelación y a un precio cerrado un chofer privado por horas o por días, según lo que necesites, que ya tenga los datos de tu hotel y del lugar donde serán las reuniones, conferencia, evento o convención.

Esto hará que estés tranquilo en todo momento. Ya tendrás suficientes cosas en las que pensar durante tu viaje de negocios, facilitarte la vida un poco y no tengas inconvenientes en ese sentido.

  • Idioma, esencial en una reunión de negocios

¿Has vivido lo incómodo que puede ser estar rodeado de personas que no hablan tu idioma o te entienden?

Algo muy importante a la hora de planificar un viaje de negocios, es el idioma.

Darse a entender en un ambiente totalmente ajeno, con otro idioma y otras normas de conducta, puede ser una tarea difícil y más si es para cerrar algún negocio o una reunión importante, en donde cada detalle puede ser decisivo.

El idioma universal es el inglés, o eso creemos. Pero aún así no podemos asumir que todas las personas lo hablan, incluso en el mundo laboral.

¿Sabías que hay países donde el típico saludo con un apretón de manos debe ser firme, como en Estados Unidos o Alemania, pero suave en otros, como en China o Japón?

¿Sabías que en algunos países no está mal visto interrumpir a quien habla durante la reunión, como en Brasil o Rusia?

Por eso te recomendamos ampliamente contar con un intérprete para que te ayude con todos estos temas, bien sea en entornos laborales o en la calle.

  • ¿Qué hacer en la ciudad?

Como te dijimos antes, cuando haces un viaje de trabajo, puedes volverlo un poco menos agotador enterándote de cuáles son las atracciones más importantes de la ciudad y dedicar un momento a ser un turista por la ciudad.

Afortunadamente, existen varios tours guiados de pocas horas, unos nocturnos y otros durante el día, en función de lo que más te interese, que te enseñarán lo más emblemático y te contarán la historia de la ciudad.

Por ejemplo, aquí en Servantrip, puedes reservar tours guiados de duración y precios cerrados, o puedes simplemente contratar un guía turístico para que te lleve a los sitios que más te interese ver y conocer, durante el tiempo que lo necesites.

Esperamos que esta información te haga un poco más fácil el trabajo de planificar un viaje de negocios.

Y como último tip:

No olvides investigar detalles pequeños pero muy relevantes, como el tipo de enchufes y la corriente eléctrica del país al que viajas. Te dejamos este link para ahorrarte ese trabajo: Enchufes del mundo.

Sólo es cuestión de organizar y planear bien un viaje de negocios para convertirlo en un viaje de mini vacaciones con algunas reuniones de trabajo.

Recuerda que con Servantrip puedes reservar servicios de chófer privado para transportarte por al ciudad sin problema, guía turístico con tours paquetizados o intérpretes para tus reuniones de trabajo.

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